株式会社を運営するうえで避けて通れないのが「株主総会」。そして、一定の規模の会社や組織体制によっては「取締役会」も定期的に開催する必要があります。
しかし、実際に総会や取締役会を開催しようとすると、
- どんな手続きを踏めばいいのか分からない
- 書類の作成に不安がある
- 決議内容に沿った登記をスムーズに行いたい
といった悩みを抱える経営者の方も少なくありません。
そんなとき頼りになるのが司法書士のサポートです。では、司法書士は株主総会や取締役会について、どのようなサポートをしてくれるのでしょうか？以下で詳しくご紹介します。
株主総会のサポート
株主総会を開催するのは大企業だけと思われがちですが、実は大小問わずすべての株式会社は少なくとも年1回は株主総会を開催しなければなりません。
そして司法書士は、株主総会の書類作成の支援や議事録作成、株主総会の立ち会いなども行うことが可能です。
株主総会に関する書類の作成または作成支援
株主総会を開く際には、以下のような書類の作成が必要です。
- 株主総会招集通知
- 議案書（議題や決議事項の内容）
- 株主総会議事録
- 株主リスト
これらは会社法に従って作成する必要があり、不備があると登記申請ができなかったり、法的な問題につながるおそれがあります。また、法令や定款に則って行わないと、決議が取り消されたり、取締役個人が責任を負わされるリスクもあります。
たとえば株主総会招集通知には発送する時期が法律で定められています。このとき正しく発送されていなかったケースの場合、株主総会の決議取消しの訴えを提起されるリスクがあります。
司法書士は、会社法や商業登記の実務に則った書類作成・チェックを行い、安心して総会を開催できるようサポートします。
株主総会議事録の作成
株主総会の開催後、株主総会議事録を作成する必要があります。この議事録は登記の申請にも使用するため、司法書士が代わりに作成することも可能です。
株主総会への立会
株主総会が法令に則って適切に開催・進行しているかを、実際に司法書士が総会に出席して確認します。
なお、株主の代わりに出席することはできませんのでご注意ください。
取締役会のサポート
取締役会設置会社では、株主総会とは別に取締役会の開催も必要です。定時株主総会の後、取締役会を開催するケースが多いです。
司法書士は、取締役会の運営に関しても、取締役会議事録の作成や決議に伴う登記手続きを行うことが可能です。
特に、代表取締役の選任などは登記が必要になるため、株主総会との連携も含めたトータルサポートが可能です。
決議内容に応じた登記手続きの対応
株主総会や取締役会で決議された内容の中には、登記が必要となるものも多く含まれます。
たとえば以下の事項は変更登記が必要です。
- 取締役や代表取締役の就任・退任
- 本店移転や目的の変更
- 商号変更や組織再編
司法書士は、正確かつ迅速な登記申請を行い、法務局とのやりとりも代行します。専門家に任せることで、手続き漏れやミスを防ぐことができます。
法的なアドバイスと実務支援
総会や取締役会は、法律で定められた形式に則って開催・運営しなければなりません。上記にも解説しましたが、招集の方法、議決の要件、定款との整合性など、気をつけるポイントは多岐にわたります。
司法書士は、これらの点についても会社法の専門家としてアドバイスし、スムーズで適法な運営を支援します。
まとめ：株主総会も取締役会も、司法書士のサポートで安心運営
株主総会や取締役会は、会社経営における重要な意思決定の場です。形式や内容に誤りがあると、登記手続きができなかったり、後のトラブルに発展するおそれもあります。
司法書士に相談することで、法的にも実務的にも安心して会議を開催できるようになります。
書類の作成、登記手続き、定款チェックまで一貫して対応可能ですので、「不安がある」「面倒に感じる」という方は、ぜひ司法書士へご相談ください。
※株主総会のお問い合わせは、会社・法人の種別は「株式会社」、お問い合わせ事項を「その他」にしてお問い合わせください。