会社を経営していると、長い年月の中で「定款をどこにしまったのか分からなくなった」というケースが少なくありません。特に設立から年数が経っている会社では、初代の代表者が保管していた定款が見当たらない、という相談もよくあります。定款は会社の基本規則を定めた大切な書類であり、融資や登記手続きの際に必要となることがあります。では、紛失してしまった場合にはどのように対応すればよいのでしょうか。
定款とは？
定款とは、会社の目的や商号、本店所在地、機関設計などを定めた会社の根本規則です。株式会社の設立をする場合、作成した後に公証役場で認証を受ける必要があります。定款は、会社の「憲法」とも呼ばれる重要な書類です。
定款を紛失した場合にできること
定款を紛失してしまっても、完全に復元できなくなるわけではありません。以下の方法で確認や再取得が可能です。
公証役場での定款謄本の再交付
株式会社の設立時には、公証役場で定款の認証を受けています。そのため、設立時に認証を受けた公証役場に依頼すれば、定款の謄本を再度交付してもらうことができます。
- 必要書類：会社の登記事項証明書、代表者の本人確認書類など
- 交付手数料：1通あたり数百円程度
ただし、公証役場で保管されているのは「設立当初の定款」です。その後、株主総会や取締役会の決議で変更された部分については反映されていないため、注意が必要です。
法務局の登記事項証明書から確認する
定款に定めた内容の一部は、登記の際に法務局へ届け出がされています。例えば、本店所在地、目的、役員構成、発行可能株式総数などです。最新の定款そのものを入手できるわけではありませんが、登記事項証明書を取得すれば、現在の会社の基本情報を確認できます。
登記事項証明書は、法務局の窓口で請求し、手数料600円（の印紙）を納付することで取得が可能です。
会社内部での議事録や保存資料から再作成する
上記の方法でも定款が見つからない場合、再度作成する方法もあります。
定款は株主総会の特別決議などで変更されることがあります。その際には議事録を作成しているはずです。これらの議事録や登記事項証明書を照らし合わせることで、現在有効な定款を再現することが可能です。司法書士などの専門家に依頼すれば、正確に復元できます。
定款の再作成には、定款の変更として株主総会の決議が必要であるため注意しましょう。再作成した定款はその株主総会議事録とともに保管しましょう。
専門家に相談するメリット
自力で復元するのは手間がかかり、抜け漏れが生じるリスクもあります。司法書士等に相談すれば、公証役場や法務局での取得方法の案内だけでなく、議事録との整合性を確認しながら「最新の定款」として再作成するサポートを受けられます。金融機関や取引先から提出を求められた場合にも、安心して対応できます。
まとめ
会社の定款を紛失してしまった場合には、まずは公証役場で設立時の定款（謄本）を取り寄せることが可能か確認しましょう。取り寄せができない場合、登記事項証明書や議事録と照らし合わせて復元するのが基本です。
定款は会社の運営において重要な書類ですので、紛失を機に電子データ化や複数の場所での保管を検討すると良いでしょう。万一、自力での復元が難しい場合には、司法書士などの専門家に相談することをおすすめします。
